FattoreWhatsApp con gli ospiti: i messaggi che servono (e l'errore da non fare)
Aggiornato al 12 ottobre 2026
Si applica in Italia: le regole di questo articolo valgono per agriturismi, B&B, campeggi e altre strutture ricettive italiane.
In breve. WhatsApp è il modo più naturale per parlare con gli ospiti: lo usano già tutti. Pochi messaggi al momento giusto (prima dell'arrivo, durante, dopo) tolgono telefonate e fanno sentire seguito l'ospite. Una cosa però non va fatta: chiedere e conservare i documenti via WhatsApp. Lo ha detto chiaramente il Garante privacy.
Un messaggio il giorno prima dell'arrivo vale più di dieci telefonate. L'ospite arriva informato, tu lavori più tranquillo. Vediamo quali messaggi servono davvero e dove sta la trappola.
Prima dell'arrivo
- Come si arriva e dove si parcheggia.
- A che ora può fare il check-in e come funziona.
- Il link al check-in online, per fare prima all'arrivo.
- Una domanda utile: a che ora pensi di arrivare?
Durante il soggiorno
- Il Wi-Fi e gli orari della colazione (o il link alla guida).
- Un consiglio sulla zona: il sentiero, il ristorante, il mercato.
- "Tutto bene in camera?": un messaggio al momento giusto previene la recensione storta.
Dopo la partenza
- Un grazie, semplice.
- L'invito a tornare e, se ti va, a lasciare una recensione (senza offrire nulla in cambio: è vietato).
L'errore da non fare: i documenti su WhatsApp
Con una nota del 2026 il Garante per la protezione dei dati personali ha richiamato le strutture ricettive su una prassi diffusa e sbagliata: farsi mandare la foto del documento su WhatsApp e tenerla per mesi. Non si fa. I dati dell'ospite si raccolgono per l'invio alla Questura e le copie dei documenti vanno cancellate subito dopo. L'unica cosa da conservare è la ricevuta del portale. Ne parliamo nell'articolo sulla privacy dei dati degli ospiti}).
E Fattore cosa c'entra?
Fattore manda agli ospiti i messaggi al momento giusto e offre il check-in online: così raccogli i dati in modo corretto, senza farti mandare foto di documenti su WhatsApp. Il canale resta comodo per parlare; i documenti seguono la strada giusta. Vedi i moduli.
Domande frequenti
Posso chiedere il documento su WhatsApp se poi lo cancello?
Il Garante indica di non usare le app di messaggistica per i documenti e di non conservarne copia oltre l'invio alla Questura. Meglio un check-in online fatto bene.
Serve il consenso per scrivere agli ospiti?
Per i messaggi di servizio legati al soggiorno in genere no; per quelli promozionali servono le regole del marketing. Nel dubbio, tieni separati i due usi.
Devo usare WhatsApp Business?
Non è obbligatorio, ma aiuta a tenere separati i messaggi di lavoro da quelli personali.
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Fonti
Vuoi vederla all'opera?
Fattore pensa all'ordinario. Tu allo straordinario.