FattorePrivacy e dati degli ospiti: cosa fare (e non fare) con i documenti
Aggiornato al 12 ottobre 2026
Si applica in Italia: le regole di questo articolo valgono per agriturismi, B&B, campeggi e altre strutture ricettive italiane.
In breve. Con una nota del 2026 il Garante privacy ha chiarito che le strutture ricettive non devono conservare copie dei documenti degli ospiti, su carta o in digitale, oltre quello che serve per l'invio alla Questura. Le copie vanno cancellate subito dopo l'invio. L'unica cosa da tenere, per cinque anni, è la ricevuta del portale.
Fotografare il documento, mandarselo su WhatsApp, tenere la cartella "documenti ospiti 2024" sul computer: prassi comode e diffuse. E, dice il Garante, sbagliate. Vediamo la strada giusta, che è anche più semplice.
Cosa dice il Garante
La nota del Garante per la protezione dei dati personali richiama un principio del GDPR: si raccolgono solo i dati che servono, e si tengono solo per il tempo necessario. Per gli ospiti, i dati del documento servono per la comunicazione alla Questura tramite Alloggiati Web. Una volta fatto l'invio, la copia del documento non serve più.
Cosa puoi fare
- Raccogliere i dati identificativi dell'ospite (quelli che servono per Alloggiati Web).
- Verificare il documento di persona o con il riconoscimento a distanza, come richiesto per il check-in.
- Inviare i dati alla Questura tramite il portale.
Cosa non devi fare
- Conservare copie o foto dei documenti oltre l'invio alla Questura.
- Chiedere i documenti via WhatsApp o altre app di messaggistica.
- Tenere archivi di documenti "per ogni evenienza".
Cosa conservare, e per quanto
| Cosa | Per quanto |
|---|---|
| Copia o foto del documento | si cancella subito dopo l'invio alla Questura |
| Ricevuta di Alloggiati Web | cinque anni, come prova dell'invio |
Due cose da sistemare, oltre alla cancellazione
- L'informativa privacy per gli ospiti, aggiornata.
- Il registro dei trattamenti e qualche regola scritta per chi fa il check-in.
E Fattore cosa c'entra?
Con il check-in online di Fattore raccogli i dati che servono per le schedine senza doverti far mandare foto di documenti su WhatsApp. I dati seguono la strada giusta: dalla prenotazione alle schedine di Alloggiati Web, con la ricevuta da conservare. Vedi i moduli.
Domande frequenti
Posso tenere la copia del documento "per sicurezza"?
No. Secondo il Garante va cancellata subito dopo l'invio alla Questura. L'unica cosa da conservare è la ricevuta del portale.
E se l'ospite me lo manda lui su WhatsApp?
Meglio evitare: il Garante indica di non usare le app di messaggistica per i documenti. Un check-in online fatto bene risolve il problema a monte.
Cosa rischio se tengo gli archivi?
Sono violazioni che possono rientrare nel GDPR, con sanzioni rilevanti. Più semplice, e più sicuro, non conservare quello che non serve.
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Questo articolo è una guida pratica e non sostituisce il parere di un consulente privacy.
Fonti
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